Términos y condiciones

REGLAMENTO PARA EVENTOS Y CLIENTES

I.- NORMAS GENERALES

Todos los aspectos relacionados con el desarrollo del evento y con la participación de cualquier persona natural o jurídica, chilena o extranjera, en los eventos realizados en El Centro de Eventos Lo Arcaya, se regirán por la Ley Chilena.

Será responsabilidad de los contratantes, arrendadores, cumplir con la legislación chilena, en todo lo que se refiere a las materias vinculadas a su participación en los eventos, tales como: procesos de importación de mercaderías, cambios de moneda, extranjería, normativa laboral, previsional, de salubridad pública, tributaria, etc.

No obstante lo dispuesto en el presente reglamento, el Organizador se reserva el derecho de efectuar cualquier modificación que considere necesaria a este instrumento y dictar cualquier otra norma complementaria que diga relación con el evento; informándose oportunamente.

Centro de Eventos Lo Arcaya se reserva el derecho de impedir la participación y el ingreso al recinto de cualquier persona natural o jurídica, sin expresión de causa.

En eventos donde el Organizador cede, subarrienda o comparte con terceros todos o parte de los espacios físicos asignados exclusivamente a él, para su exhibición dentro del recinto, deberá notificar de lo referente al Centro de Eventos en conjunto con su confirmación.

Si un Organizador necesita realizar alguna actividad antes del horario de apertura

8:30 hrs. o después de la hora de cierre 18:00 hrs. dentro del recinto, deberá solicitar la contratación con la debida antelación, quien remitirá disponibilidad y presupuesto por horas extras.

El Organizador podrá instalar parlantes que no superen los decibeles permitidos en sus respectivos sectores, siempre que sean orientados hacia el interior de su espacio y no interfieran en el entorno. Del mismo modo, podrá instalar proyectores y equipos de televisión, siempre que su ubicación no obstaculice la expedita circulación de las personas que asisten al evento ni interfiera en el desarrollo de otras actividades.

II.- MONTAJE Y DESMONTAJE

1.- Montaje y Desmontaje de elementos, estará sujeto al horario que se estipule, al igual que el retiro de basura que exceda los container que se asignen 1 cada 30 personas.

2.- El retiro de los elementos y mercaderías estará sujeto a la información entregada por el Organizador con guía de despacho correspondiente, de lo contrario no se podrá salir del recinto con ningún tipo de mercadería.

2.- La recepción de arriendos y mercaderías estará sujeto al horario estipulado y recibida por el Organizador, de lo contrario el centro de evento no se hace responsable por arriendos y mercaderías en mal estado o faltantes.

III.- CONSTRUCCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE CARPA Y UTILIZACIONES DE SALAS Y COCINA.

1.- Todo Organizador que module proyectos especiales dentro del Centro de Eventos, que desee levantar construcciones cerradas, deberá presentar previamente el proyecto al Departamento de Eventos para su aprobación y fiscalización.

2.- Los espacios del CENTRO DE EVENTOS , serán entregados al Organizador o encargado del evento, a través de una «Acta de Entrega«, donde se estipulará el estado en que se hace entrega de cada una de las dependencias y donde el Organizador se compromete a devolverlas en las mismas condiciones entregadas al término del evento.

3.- Cualquier irregularidad por parte del Organizador o contratante en  el no-cumplimiento de las medidas de seguridad, podrá dar lugar al cierre del espacio  arrendado hasta que se rectifique la situación.

4.- Está prohibida la instalación de estructuras suspendidas de las vigas . Cualquier solicitud especial deberá ser remitida al Jefe del Centro de Eventos para su evaluación. En caso de ser aceptada dicha solicitud, las estructuras suspendidas serán restringidas a  elementos de material liviano.

5.- Se prohíbe al Organizador realizar cualquier modificación a las instalaciones arrendada, que implique cortar o quitar, perforar pintar rallar etc.

6.- El Centro de Eventos Lo Arcaya no es responsable de coordinar los trabajos en terreno, las empresas de servicio contratadas por los Organizadores durante las fases de construcción y desarme necesarios serán bajo la absoluta responsabilidad del Organizador que contrata dichos servicios.

7.- Los Organizadores dejarán los salones y equipamiento proporcionados por el Centro de Eventos Lo Arcaya, en las condiciones en que fueron proporcionados. Se realizará un inventario final, donde el Organizador o su representante entregarán al Centro de Eventos Lo Arcaya los espacios y elementos que le fueron entregados. Cualquier daño será facturado al Organizador según lo indicado en el inventario final firmado por ambas partes. Asimismo, si el Organizador se retirase sin realizar el inventario final, el Centro de Eventos verificará el estado de los espacios arrendados y cualquier reparación que deba realizarse será facturada al Organizador.

8.- El Organizador o Cliente es responsable del hermoseamiento general, de la decoración y de mantener en buenas condiciones el área arrendada, el Centro de Eventos podrá exigir el mejoramiento de ella, si considera que su presentación no está acorde con los requerimientos del evento.

9.- Los Organizadores o Productores están obligados a seguir las instrucciones dadas por el Centro de Eventos Lo Arcaya, con respecto a la distribución de espacios, mesas, sillas, seguridad, uso de hornos, refrigeradores, mantenimiento y desmontaje de estos en los espacios.

10.- Lo siguiente está prohibido en el recinto;

Componentes altamente explosivos e inflamables, materiales gaseosos y peligrosos, materiales peligrosos radioactivos.

Productos olorosos y / o equipos sonoros que puedan molestar.

Las obras de construcción dentro del recinto de soldadura, carpintería, pintura etc., debiendo traer los componentes del proyecto prefabricado, autorizándose sólo los trabajos de ensamble, retoque y amoblado.

11. Todos los servicios adicionales que requiera el cliente como: ventiladores, estufas, energía adicional, generadores, internet adicional, agua y desagüe para baños químicos, aseo en baños y recinto, seguridad durante el evento, es opcional y de costo directo de cada cliente. Estos requerimientos se deben solicitar y cotizar a Centro de Eventos Lo Arcaya.

IV.- Seguridad General

1.- El Centro de Eventos Lo Arcaya durante el periodo que dure el evento dispondrá de vigilancia básica diurna y nocturna en el recinto para las áreas comunes del Centro de Eventos. Sí se requiere mayor Vigilancia a criterio del Centro de Eventos, éstos serán cotizados y facturados al  contratante u organizador.

2.- No obstante lo anterior Centro de Eventos Lo Arcaya  no se hace responsable por eventuales robos, hurtos, daños, pérdidas o siniestros de cualquier naturaleza que puedan sufrir los bienes y mercancías que los Organizadores o Empresas de servicios, mantengan en el recinto.

3.- Los Organizadores y Empresas de servicios deberán cumplir con las medidas de seguridad impuestas por la organización  quien realizará, en cualquier momento, visitas de inspección para asegurar la conformidad con las medidas de salud e higiene del sitio de trabajo.

4.- El Centro de Eventos Lo Arcaya no se hará responsable, bajo ninguna circunstancia, por las lesiones, daños o perjuicios de cualquier naturaleza, que eventualmente, puedan sufrir las personas dependientes de los Organizadores o de las personas que asistan al evento.

6.- Los Organizadores, Contratistas y Empresas de Servicios que participen en los eventos, serán responsables de las pérdidas, daños o perjuicios, tanto a la propiedad como a las personas, que ocasionen directamente o a través de sus empleados o dependientes en el recinto, ya sea que la pérdida, el daño o el perjuicio se provoque a su propio personal y al personal del Centro de Eventos.

7.- La eventual contratación de seguros para responder por los daños y perjuicios que eventualmente se produzcan por su participación en el evento, será de cargo y costo de cada uno de los Organizadores, contratantes o Empresas de Servicios. Todo ello, sin perjuicio de los seguros que el Centro de Eventos Lo Arcaya contrate para resguardar sus propios riesgos.

8.- Para todas las personas que realizan trabajos en el recinto, es obligatorio el uso de implementos de seguridad para la manipulación de artículos eléctricos, cocinas y hornos de lo contrario el Centro de Eventos tiene facultad para inhabilitar los trabajos que se estén efectuando.

V.- ASEO

1.- El aseo previo al evento de las áreas arrendadas es de responsabilidad del Centro de Eventos Lo Arcaya.

2.- La mantención de baños, personal de guardarropía durante el evento es de responsabilidad del contratante.

PRIMERO. Dependencias:

Casa Lo Arcaya da en uso al Contratante las instalaciones o dependencias que se detallan a continuación: _Casa, carpa y dependencias __, con el objeto de realizar Matrimonio.

SEGUNDO. Participantes:

El Contratante confirma número de Personas que participan del Evento.

N° de niños a la comida con menú especial.

N° de personas después de comida.

N° de empleados o servicios externo del contratante, músicos, fotógrafos, guardias, artistas, etc.

En el caso de los últimos sólo se proporcionará una colación y líquidos a los que estén inscritos y cancelados con anticipación.

TERCERO. Periodos y horarios.

Se contarán 9 horas desde que ingresan al recinto hasta el término del evento.

Pasado este tiempo se hará un recargo de $150.000.- más IVA. por cada hora extra que exceda el horario pactado.

El horario máximo de uso del recinto es hasta las 5:00 AM.

CUARTO. Decoración  y  Mantención:

La  decoración de la casa, jardines y carpa será responsabilidad del contratante, de cualquier deterioro o pérdida que sea causado por el arrendatario,  invitados o cualquier persona relacionada con el evento. Se cobrará una indemnización por reposición previamente inventariada.

El uso de la pieza de la novia antes del evento ( peinarse, pintarse, vestirse, etc.)

Tiene un valor de $30.000.- más IVA.

No tiene cobro cuando la novia llega junto con los invitados y la utiliza sólo para cambiarse.

QUINTO. Precios:

El valor por arrendamiento será según lo contratado en www.casaloarcaya.cl

SEXTO. Confirmación y Forma de Pago:

Al momento de la confirmación del número de invitados, queda cerrada la posibilidad de devolución de dineros.

La cancelación adicional debe hacerse efectiva a más tardar 7 días hábiles antes del evento. El no pago del saldo faculta a Casa Lo Arcaya a suspender el evento hasta que dicho pago se haya efectuado.

SEPTIMO. Suspensión:

El término anticipado del presente contrato por parte del Contratante, deberá ser comunicado con 90 días de anticipación, mediante una carta o mail, el trámite hecho dentro de la fecha señalada, dará la posibilidad de recuperar como máximo, el 50% del neto del depósito de la reserva.

OCTAVO.  Suspensión:

Si el contrato se caduca por parte del Contratante en un plazo inferior a lo estipulado en el punto anterior, Casa Lo Arcaya no hará devolución del dinero recepcionado como reserva.

NOVENO: En el caso de que el arrendatario, por razones justificadas, debiese cambiar la fecha arrendada, el arrendador posibilitará reasignar otra fecha en conformidad mutua y se cobrará al arrendatario la diferencia por el canon de arriendo.

DECIMO: En el caso y a solicitud de los arrendatarios se estableciera alguna postergación con respecto a la fecha de arriendo, el arrendador y arrendatario aceptan la primera fecha establecida en el contrato como la única que rige para efectos de los puntos séptimos y octavos de este contrato.

DECIMO PRIMERO: En el caso que el arrendador, no pueda dar curso al trato establecido, sin importar las causas, deberá hacer devolución del aporte total al arrendatario o en su defecto reubicarlo en otro local de similar calidad, según preferencia del arrendatario.

DECIMO SEGUNDO: El arrendatario será responsable del pago de los derechos que corresponda por la realización de la actividad, específicamente los correspondientes a los derechos de autor por los servicios de amplificación suministrados o contratados por él, la no presentación de los permisos faculta al Centro de eventos a no permitir el ingreso de las personas que suministran la amplificación.  

DECIMO TERCERO:  Casa Lo Arcaya no será responsable por pérdida, daño, robo o destrucción de elementos de propiedad del Contratante, así como tampoco por daños personales producidos por actos casuales, negligencia o fuerza mayor, ocurridos dentro de los recintos de Casa Lo Arcaya. Los daños o perjuicios que pudieran afectar a inmuebles o instalaciones de Casa Lo Arcaya  ocasionados por el Contratante,  serán de cargo de éste.

DECIMO CUARTO: Montaje      

El montaje del evento se realizará de acuerdo a la cotización respectiva. Cualquier modificación adicional de tipo superficial de adornos, iluminación, encarpado, etc. o estructural (paneles, montaje, etc.) adicionales, deberán ser autorizados.

DECIMO QUINTO:  Servicios Adicionales.

Los servicios que no están incluidos en el arriendo de Casa Lo Arcaya.

Animación.

Audio (pérgola, quincho)

Personal guardarropía.

Uso Pieza Novia (si llegan 3 horas antes)

Horario alargue.

Proyector.

Telón.

Micrófonos.

Pódium.

Tarima.

Estufas, ventiladores.

Extensión carpa existente.

DECIMO SEXTO:   Casa Lo Arcaya, no se hace responsable por eventos realizados por empresas organizadoras de eventos.           

DECIMO SEPTIMO: Seguridad

Casa Lo Arcaya, velará por la seguridad durante el desarrollo del evento, de acuerdo a sus políticas normales, y sin ulterior responsabilidad para éste. Sin embargo, previo aviso al Coordinador del Contratante, Casa Lo Arcaya podrá tomar las medidas que estime pertinentes para resguardar la seguridad de los asistentes, del personal y de las instalaciones.

DECIMO OCTAVO: Pagos

 Los pagos deben efectuarse en www.casaloarcaya.cl o depositando en

 Cuenta Corriente N° 0558621-01 del Banco Security,

 Soc. Comercial Paula Díaz de Valdés y Cía. Ltda.

 Rut. 76.193.410-4

 Enviándonos por mail el comprobante de transferencia a

 contacto@casaloarcaya.cl

*** Las cuentas no pagadas a su estricto vencimiento, devengarán el interés máximo que la ley permita estipular para las operaciones de crédito de dinero.